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Textwerkstatt #11

Die Sache mit den E-Mails

Nachdem Björn nachhaltig darauf besteht, die E-Mail sei tot, möchte ich hier einen Beitrag leisten, um die E-Mail gesund und munter zu halten.

Auch wenn E-Mails sehr unkompliziert zu handhaben sind und schnell verschickt, so gelten – zumindest auf einer geschäftlichen Ebene – doch ein paar Konventionen, die es zu berücksichtigen gilt.

Eine Anrede in der Mail ist ein MUSS – wer jemanden in einem Brief mit „Sehr geehrte(r)…“ anreden würde, sollte das auch in der Mail tun.

Richtige Orthographie und Grammatik sind auch in Mails unumgänglich – wer schreibt „hey, haste nachher n minütchen für nen call?“ wirkt nicht sonderlich seriös.

Eine Signatur (optional mit Grußformel) , die einen kompletten Datensatz (Postadresse, Telefonkontakt, URL) umfasst, ist nicht nur höflich, sondern auch sehr hilfreich. Manch ein Mailempfänger möchte nach Erhalt einer Mail gleich zum Hörer greifen – so hat er die richtige Durchwahl schnell parat. Bitte „MfG“ immer ausschreiben – so viel Zeit muss sein.

Auch Abwesenheitsnotizen sind Mailnachrichten. Eine Anrede und Grußformel dürfen hier nicht fehlen. Tipp: Anstatt zu konstatieren, dass Sie nicht da sind, schreiben Sie wann genau Sie wieder zu erreichen sind. Und geben Sie unbedingt einen Ansprechpartner mit Mailadresse und Telefonnummer an.

Die Betreffzeile ist für die Mail, was eine Überschrift für einen Artikel ist: Sie sollte aussagekräftig und informativ sein.

In diesem Sinne: es lebe die E-Mail!

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